假如你希望你的團隊能有效辦事的話，你進行會議的時候就需要有一些基本規則，而且你的團隊必須對這些規則的使用方法達成共識。許多已經設下基本規則的團隊其實不會經常使用它們。不過，設下你能一貫性地實施的規則，能夠顯著改善你的團隊解決問題、作出決定的方式。

       基本規則有不同的種類。有些是程序規則，例如：“準時開始，準時結束”、“將智能手機設置為震動狀態”。程序性的基本規則雖然有用，但是它們并不能讓你的團隊發展出有效的行為（除了讓所有人準時報到，并將手機設置成震動狀態之外）。

        還有一些抽象的基本規則，例如：“要尊重每一個人”、“說話要有建設性”。這些規則都是以取得一個理想的結果為目標，但是它們并沒有具體說明哪些行為算是尊重別人，哪些行為具建設性。結果是，要是團隊成員對于尊重別人持有不同概念，抽象的規則反而會制造問題。對一些團隊成員來說，尊重別人的意思是，他們不會提出自己對團隊的某個成員持有的顧慮；對其他成員來說，尊重別人的意思可能恰好相反。

       行為基本規則比較有用。這些規則說明了團隊成員若要有效辦事就應該遵循的具體行為。行為基本規則的例子包括：“發表你的言論，再發問真實的問題”、“說明你的推理和目的”。

       若要設下有效的會議基本規則，你就應該以工作場所好佳實踐的相關研究作為依據。比方說，研究顯示，所有領導團隊必須達成以下三個目標：優越表現、正面的工作關系、個人福利感。然而，許多基本規則反而阻礙了這三個目標當中的至少一個目標。

       例如，當一個團隊成員離題時，有些團隊就會把此事指出來。團隊成員會直接說“這是題外話”，或是使用一個事先商定好的詞，如“水母”。不過，這些基本規則的變換方式，都是在假設那位說出“水母”的人是在正確地指出對方離題了。研究表明，錯誤地指出某個團隊成員離題，可能會導致意想不到的后果：對方要么就不斷提出同樣問題，要么就整個會議不再發言。對方的意見未被聽取，或者對方沒有承諾實行這個決定，而這將可能會使團隊做出一個質量較差的決定。

       處理這種情況的一個更有效的方法，就是設下一個有關測試假設和推論的基本規則。你可以說這樣的話：“鮑勃，我不了解你對供應商折扣政策的意見，如何跟我們推出新產品的時間扯上關系?？煞駧臀伊私鈨烧咧g的關系，或者，要是兩者之間沒有關系的話，我們可否弄清楚你的意見該不該考慮、什么時候考慮呢？”說出這樣的話，將能讓你能夠很快地測試你所持有的“鮑勃的意見跟主題毫無關系”的推論。

       你可能會發現，鮑勃的想法比起團隊的其他人更有系統，而他發現了一個沒有人想過的重要問題。要是鮑勃說，他的意見跟主題沒有直接關系，不過必須在遲些時候處理，那么團隊就可以很快地同意是否必須討論這件事。這個做法會讓團隊做出一個更完善的決定，讓團隊成員更了解彼此，從而改善彼此之間的工作關系，也讓大家減少了一些懊惱情緒。

       這8個基本規則能改善團隊的表現、工作關系、以及個別成員的福利感

       在我為多個領導團隊提供協助的30年期間，我開發了一套以研究結果為啟發的基本規則（我稱它們為“行為”），而這些規則能改善團隊的表現、工作關系、以及個別成員的福利感。

       說出你的意見，再發問真實的問題。這么做能讓團隊不再糾結于獨白和爭論，而是轉向進行對話，讓所有成員都理解大家的觀點，同時讓大家對彼此的意見之間的差異感到好奇。

       分享所有相關信息。這么做能讓團隊開發一套全面的共同信息，讓團隊能用來解決問題、做出決定。

       使用具體的例子，同時對重要詞匯的意義達成共識。這么做將會確保所有團隊成員都在用同樣的詞匯來表達同樣的意思。

       解釋自己的推理和目的。這么做將讓團隊成員理解別人的結論如何得來，也讓大家看到各個團隊成員的推理在哪些地方存在差異。

       注重利益，而非立場。你要鼓勵團隊不要爭論問題的解決方法，而是要辨認出團隊必須先滿足哪些需求才能解決問題。這么做能減少毫無意義的沖突，也能讓你更有能力開發整個團隊所負責的問題的解決方法。

       測試假設和推論。這么做將會確保團隊使用有效的信息來作決定，而不是單單聽取團隊成員私下的說法，就根據其他成員的信念和動機來作決定。

       共同設計接下來的步驟。這么做將會確保團隊的所有人都會團結地向前邁進。

       討論難以討論的問題。有些問題非常重要，而且要是這些問題不在會議場合中提出來討論，它們將會阻礙團隊取得成果。討論難以討論的問題，將會確保團隊能夠解決這些構成障礙的問題。

讓團隊達成共識的4個途徑

       然而，即使你的團隊已經設定了一套有效的基本規則，除非整個團隊對這些規則的使用方法達成共識，否則你的團隊也不會變得更有效。以下是讓你的團隊達成共識的方法：

       對基本規則以及每條規則的意思明確達成共識。除非團隊的每個成員同意使用某一套行為，否則它們就不能算是你的團隊的基本規則?！盎疽巹t”（ground rules）這一術語原本用來形容棒球隊同意在某個場地（grounds）上使用的規則。以前，若要在多個不完全一樣的場地上公平地進行棒球賽，這些規則就必須存在，而現在也是如此。同樣的，當你的團隊成員花時間進行討論，為你的規則尋求共同理解的時候，這些規則在不同情況中一貫地、有效地實施的機會將會提高。

       培養一種跟基本規則一致的團隊心態。你的團隊所使用的行為，都是被你采取的心態（也就是說，價值觀與假設）所推動。假如你采取了有效的基本規則，卻又采取了無效的心態，那么你的基本規則也將無效。比方說，假如你認為“鮑勃離題了”這個假設是正確的，你就不會去測試你的推論；你只是會要求他回到話題中。但是，如果你假設自己可能忽略了鮑勃看到的某一事物，那么你就會好奇鮑勃為何認為他的意見和目前的話題存在著某種關系。

       團隊的所有人要同意，每個人有責任幫助彼此使用這些基本規則。團隊的結構太過復雜，因此，每當某位團隊成員違反基本規則時，你不可能期望單靠正式的領導者將此事指出來。在有效的團隊中，所有成員都會共同承擔這個責任。意思是說，他們應該同意在看到別人違反了一條基本規則時采取同樣的干預方法。

       跟團隊討論你使用基本規則的方式，同時討論改進的方法。要在會議結束時花上五分鐘，跟團隊討論你在哪一方面善用了基本規則，哪一方面能夠改進。要是你只跟團隊以外的人進行這樣的討論，那么你就不是在建立一個更好的團隊。

       基本規則是改善團隊工作流程的強大工具。有了一套合理的行為，再加上團隊成員明確同意這些行為的意義和使用方法，你的團隊將會獲得更優越的成果。